POLÍTICA PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
1. APROBACIÓN Y VIGENCIA
La Junta Directiva de la Fundación Nueva Vida Generación Exitosa, aprobaron la Política para la Prevención y Control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y decidieron su respectiva socialización y aplicación.
En esta Política se definen las principales prácticas y estándares relacionados con la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, y tiene vigencia para la Fundación Nueva Vida Generación Exitosa a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta Directiva.
1.2 OBJETIVOS
- Definir las directrices para que la política, la Prevención y Control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y su aplicabilidad sea eficiente, práctica y acertada.
- Demostrar formalmente el compromiso de la Junta Directiva, Dirección y Administración de la Fundación con la adopción y el fortalecimiento de pautas de prevención para proteger a la Fundación de los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Promover una cultura de legitimidad y transparencia que objete propuestas de negocios dudosos o ilícitos y evite prácticas inseguras.
1.3 ALCANCE
Esta Política para la Prevención y Control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (POLÍTICA PPC/LA/FT) aplica para la Fundación. Como resultado, la política PPC/LA/FT rige a todo el personal de la Fundación, contratistas y voluntarios en lo que les sea concerniente.
2. CRITERIOS GENERALES
No se constituirá ninguna relación comercial, de donante o de voluntario o de cualquier otro tipo con personas naturales o jurídicas, cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de sus operaciones o la licitud de sus recursos.
Cuando la Fundación brinde nuevos servicios o bienes deberá evaluar la política PPC/LA/FT que involucra y dejar presente dicho análisis
3. POLÍTICA PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
3.1 IDENTIFICACIÓN, OPINIÓN Y RASTREO DE LOS CONTEXTOS DE RIESGO
La Fundación se obliga a analizar todas sus unidades de negocio, procedimientos y contratos con el objetivo de identificar las acciones que puedan generarle riesgo de (Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo- (LA/FT), lo cual involucra valorar origen de riesgo, como lo son sus contrapartes, servicios, logística y legislación nacional.
Luego de reconocidas las situaciones que puedan generar alarma de LA/FT, la Fundación Nueva Vida Generación Exitosa debe realizar una lista de estas, evaluar su posibilidad e impacto y evidenciar el análisis de ellas.
3.2. IMPLENTACIÓN DE REVISIONES Y SEGUIMIENTO
Una vez realizada la identificación, el dictamen y el sondeo de contexto del riesgo, la Fundación tomará las acciones que precise para tratar cada riesgo. Estas acciones tendrán seguimiento permanente para establecer si son suficientes o si se incrementan porque el riesgo es más alto. Además se debe revisar si se han tenido nuevos riesgos o si han decrecido o finalizado algunos y proceder según lo necesario.
El Representante Legal o quien haga las veces de Oficial de Cumplimiento de la Política de LA/FT en la Fundación es el responsable del seguimiento a las revisiones y a los riesgos.
La documentación que sustenta la identificación, el dictamen, el sondeo, las revisiones y el seguimiento de los riesgos debe ser adecuadamente archivada para permitir la consulta internamente y por parte de las autoridades de control.
3.3 PROCEDIMIENTOS DE RELACIONES OPORTUNAS
La Fundación debe realizar un procedimiento oportuno frente a las medidas que se tomen frente a las relaciones de interés con sus contrapartes (como son los miembros de asamblea, junta directiva, colaboradores, proveedores y clientes), para obtener información real que le permita deducir que no las manejarán en operaciones relacionadas con LA/FT.
Los datos suministrados por la contraparte, así como el nombre de quien verificó la información, deben estar documentados apropiadamente, con fecha exacta, para efectos evidenciables del debido y oportuno procedimiento.
3.4 GENERACIÓN DE CONSTANCIAS O REFERENCIAS COMERCIALES
La Fundación asume la obligación de tener directrices puntuales para la generación de constancias o referencias comerciales, más aún cuando no se tiene la certeza de quien es la contraparte, esto para que tales no sean usados por bandas al margen de la ley para realizar operaciones ilícitas.
3.5 FORMAS PARA DETECTAR OPERACIONES SOSPECHOSAS
La Fundación tendrá que tener procesos y herramientas que establezcan alertas, como bases de datos, procesos de inscripción de proveedores y voluntarios, esta información deberá ser consolidada habitualmente para poder identificar situaciones que estén por fuera del normal desarrollo de sus actividades.
3.6 INFORMACIONES A LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO (UIAF)
3.6.1 Obligatoriedad de Reportar
La Fundación debe reportar a la UIAF las operaciones sospechosas que hayan tenido lugar dentro del desarrollo de las operaciones y realizadas por miembros de junta, colaboradores u otra contra parte con la cual se generen relaciones de interés e influencia para la Fundación.
3.6.2 Reserva de la información a la UIAF.
La información entregada por parte de la Fundación a la UIAF tiene carácter de confidencialidad y está prohibido hacer cualquier tipo de revelación a contrapartes sobre la entrega de información de situaciones de riesgo o información afín, y este objeto está por encima de cualquier tema contractual donde le pida al colaborador lealtad o que lo cohíba de revelar información.
3.6.3 Preservación de la documentación
Los documentos que están como soporte de alguna operación inusual deben estar siempre en orden y se deberán archivar durante al menos 5 años, esto en la eventualidad que una autoridad los solicite.
3.7 ENTREGA DE INFORMACIÓN PERIODICA
El representante legal o quién hará las veces de Oficial de Cumplimiento rendirá informes a la Junta Directiva de la Fundación semestralmente.
3.8 DIVULGACIÓN
La Fundación debe socializar esta Política a todos los colaboradores, desde el primer nivel de la organización hasta el nivel en el cual se pueda hacer efectivo el riesgo de LA/FT.
Adicionalmente, debe dar una capacitación específica a quienes dentro de la Fundación están más propensos a interactuar con clientes, proveedores o donantes de riesgo, con el fin de que tengan el conocimiento de establecer cuándo una transacción es Intentada, Sospechosa o Inusual, y cuándo debe ser reportada y el medio para hacerlo.
4. RESPONSABLES Y AUTORIDAD
4.1 Asamblea y Junta Directiva
La Asamblea y la Junta Directiva de la Fundación deberán ser responsables de participar, adoptar y hacer parte de la política de Riesgo de LA/FT de la Fundación.
4.2. Equipo de Política de Riesgo de LA/ FT
El representante legal, junto con la dirección ejecutiva (si existe) junto a la gerencia administrativa y financiera velara en equipo por construir, monitorear y actualizar la políticas de riesgo de LA / FT, además de gestionar el riesgo de su respectivo equipo de trabajo y entes de interacción
5. SANCIONES
El incumplimiento de las prácticas de esta política terminará en acciones disciplinarias o sancionatorias laboralmente y de igual forma, llevará a consecuencias legales y de índole penal según sea el caso.